چارچوب تدوین قواعد
محدوده
چارچوب «تدوین قواعد»، روش و اصول تدوین قواعد بر اساس سازوکارها را توضیح میدهد. فرایند تدوین قواعد پس از طراحی سازوکارها آغاز میشود؛ البته بین طراحی سازوکار و تدوین قواعد، رفت و برگشتهای انجام میشود. گاهی هنگام تدوین قواعد، نکتههای مطرح میشود که در سازوکارها پیشبینی نشدهاند، در این موارد سازوکارها اصلاح و تکمیل شده و قواعد متناظر با آنها تدوین میشوند. نسبت بین «تدوین قواعد» با سایر موضوعات در جدول زیر بیان شده است. سازوکارها سازوکار، بیانگر فعالیتهای درونی یک سامانه هستند. قواعد برخی از مؤلفههای سازوکارها را بهصورت حق یا تکلیف بیان میکنند. طراحی سازوکارها، قبل از تدوین قواعد انجام میشود. سازوکار تنظیمگری سازوکارها تنظیمگری شامل فعالیتهای متعددی از جمله فعالیتهای تدوین قواعد است. برای تنظیمگری بهعنوان یک سازوکار نیز باید قواعدی تدوین شود. این قاعدهها «فرا قاعده» (قاعده درباره قاعدهگذاری) خواهند بود. داوری و قضاوت داوری و قضاوت درباره رعایت قواعد، بخشی از سازوکارهای تنظیمگری و به لحاظ توالی زمانی بعد از ابلاغ قواعد هستند.
این چارچوب برای تدوین قواعد سامانههای انسانی در همه مقیاسها (گروه، سازمان، شهر و جامعه) و قراردادهای بین اشخاص کاربرد دارد. بهعنوان نمونه میتوان از این چارچوب برای تدوین آییننامه معاملات و دستمزد یک سازمان، تدوین قانون اساسی یک کشور، تدوین قوانین و مقررات مالی و قراردادهای ساخت مسکن استفاده کرد. مبنای این چارچوب، آمادهبودن سازوکارها است؛ هرچند در بسیاری موارد، قواعد بدون «سازوکارهای پیشطراحی شده» تدوین میشوند. تدوین قواعد بدون طراحی سازوکار بر اساس ایدهها حاصل از تجارب و تخیل که بهصورت ناقص و مبهم در ذهن افرادی شکلگرفتهاند انجام میشود؛ در این رویکرد در حین تدوین قواعد جملهبندیهای بدون پشتوانه با چیدمان ایدههای پراکنده متونی نوشته میشوند. با چنین رویکردی، سازوکارها در حین تدوین متن قواعد، شکل میگیرند، در نتیجه جامعیت، یکپارچگی، اثربخشی، کارایی، کاربردپذیری، تابآوری، بازدارندگی، تعاملپذیری، توسعهپذیری، سازگاری، خودسازماندهی مناسبی ندارند. هرچند رویکرد تدوین بدون پشتوانه قواعد (بدون پشتوانه سازوکارهای پیشطراحی شده) نادرست بوده و بهتدریج حجم زیادی از قواعد ناقص و متعارض را ایجاد میکند؛ اما بخشهایی از این چارچوب (مانند بخش محتوای قواعد) در چنین رویکردی قابلاستفاده است. به بیان دیگر کاربرد این چارچوب منوط به آمادهبودن طرح سازوکارها نیست. سامانه قواعد
مفهوم قاعده قاعدهها بیانگر محدودیتها (قیدها و شرطها)، مسئولیتها و شیوههای تشخیص، جلوگیری، جبران خسارت و مجازات تخلف از محدودیتها هستند. قواعد به دو دسته مصوب و عرفی تقسیم میشوند. قواعد مصوب قواعدی هستند که توسط مرجع تصویب و ابلاغ شده است. قواعد عرفی هستند الگوهای پذیرفته شده هستند که اکثر مردم انتظار دارند رعایت شوند. قاعده با تصمیم و مصوبه تفاوت دارد. یک قاعده برای اعمالشدن باید پذیرفته شده (عرفی) و یا تصویب شود؛ اما هر مصوبهای و هر تصمیمی قاعده محسوب نمیشود.
تناظر سازوکارها و قواعد سازوکارها و قواعد متناظر با یکدیگرند، مانند تناظر بین شئ اصلی و الگو (مدل). قواعد موجودیت مستقلی نیستند که به طور مستقل قابل تدوین باشند؛ قواعد، نمایی از سازوکارها هستند. قواعد برخی از مؤلفههای سازوکارها که تأکید بر آنها برای اجراییشدن سازوکارها لازم است را بیان میکنند. قواعد سازوکارها را بهگونهای صورتبندی میکنند تا قابلیت الزام و داوری و یا قضاوت داشته باشند.
ساختار سامانه قواعد کوچکترین واحد مستقل در قواعد، «ماده»، «حکم» یا «اصل» نامیده میشود. مادهها و ارتباط بین آنها، سامانه قواعد را تشکیل میدهند. مادههایی که ارتباط موضوعی زیادی با یکدیگر دارند در یک سند (یک زیرسامانه) قرار میگیرند. قواعد به لحاظ سلسلهمراتب در سطوحی مانند قانون اساسی، قانون و مقررات قرار میگیرند. قواعدی که در سلسلهمراتب پایینتر قرار میگیرند، جزئیات بیشتری در برداشته و نباید با سطوح بالاتر تعارض داشته باشند.
کیفیت قواعد قواعد با معیارهای «جامعیت» نسبت به سازوکارها و «کیفیت تدوین شامل :ثبات، یکپارچگی، کاربردپذیری، توسعهپذیری» ارزیابی می شوند: • جامعیت: قواعد باید نسبت به سازوکارها و تغییرات آنها جامعیت داشته باشند. o قواعد باید همه سازوکارها را پوشش داده و با سازوکارها مغایرت نداشته باشند. پوشش همه سازوکارها به معنای بیان همه مؤلفههای سازوکارها نیست، باید همه مؤلفههایی که نیاز به تأکید دارند در قواعد بیان شوند. o در صورت تغییر سازوکارها، موارد باقیمانده از سازوکارهای قبلی باید تعیین تکلیف شوند. • ثبات: محتوای قواعد تاحدی کلی باشد تا نسبت به تغییر شرایط انعطافپذیر بوده و نیازی به تغییر زودهنگام قواعد، ابطال، توقف اعمال (غیرفعالسازی) و قاعدهگذاری مقطعی نباشد. • یکپارچگی: مادههای درون یک سند و مادههای سندهای مختلف باید هماهنگ بوده و تناقض نداشته باشند. • کاربردپذیری: قواعد باید صریح، واضح، دقیق و بدون ابهام و قابلفهم برای مخاطب باشند. صراحت قاعده باید بهگونهای باشد که نیاز به تفسیر نداشته و باعث تعدد یا تعارض تعابیر و برداشتها نشود. • توسعهپذیری: ساختار قواعد باید امکان حذف و افزودن مادهها یا اصلاح مادهها را بدون کاهش سایر ویژگیها (جامعیت، یکپارچگی و کاربردپذیری) فراهم کند. محتوای قواعد
محتوای قواعد باید متناسب با مخاطبان بوده و شامل جزئیات کافی و شفاف باشد. متن قواعد باید با ساختار و نگارش دقیق نوشته شده و شناسهگذاری، نمایهسازی و صفحهآرایی مناسب داشته باشد.
مخاطب قواعد برای تنظیم رفتار مخاطبان تدوین میشود؛ بنابراین متن باید متناسب با فهم مخاطب نوشته شود؛ بهگونهای که همه مخاطبان آن فارغ از تواناییهایشان، یک پیام مشخص را بهدرستی درک کنند. هرچه مخاطب بهتر متن را بفهمد، کیفیت قواعد بهتر است. مخاطبان قواعد به 3 دسته تقسیم میشوند: 1. عمومی؛ عموم مردم و کسبوکارها: برای اطلاع از حقوق و تکالیف خود در زندگی 2. تخصصی؛ اشخاص متخصص: برای اطلاع از حقوق و تکالیف خود در فعالیتهای حرفهای و تخصصی 3. ناظر اجرا؛ ناظران، وکلا، داوران و قضات: برای تطبیق رفتارها با قواعد، تشخیص تخلف و تعیین جرایم بهعنوانمثال مخاطب اصلی قواعد ساختمانسازی، معماران، مهندسان، پیمانکاران و تولیدکنندگان مصالح ساختمانی هستند. در متن این قواعد باید از واژههای تخصصی استفاده شود تا دقت مناسب را داشته باشند. نباید این قواعد برای فهم عموم مردم سادهسازی شده یا دارای توضیحات اضافی باشد.
جزئیات قاعده نباید تا حدی کلی باشد که شامل مصداقهای خارجازموضوع شود و از طرف دیگر نباید آنقدر محدودکننده باشد که برخی از مصداقها را خارج کرده و تصمیمگیریها را بیش از حد محدود کند. دقت بیش از حد (افراط در جزئیات) خطر عدم شمول مواردی که باید شامل شوند را به همراه دارد. قیدها باید بهگونهای تعیین شوند که محدوده مجاز بهاندازه کافی وسیع بوده تا امکان بهینهسازی فراهم بوده و خلاقیت و ابتکار عمل مجریان محدود نشود. مؤلفهها مؤلفههای قواعد عبارتاند از: محدودیتها، نقاط کنترل، مسئولیتهای تشخیص و جلوگیری و روشهای جبران خسارت و مجازات تخلفات و جرائم است. محدودیتها (قیدها و شرطها) در سازوکارها باید کنترل شوند. برای هر محدودیت باید نقطه کنترل (جایی که باید کنترل شود) و مسئول تشخیص و جلوگیری از تخلف یا جرم و میزان و روش جبران خسارت و مجازات باید تعیین شوند. همچنین امکان تفویض یا واگذاری مسئولیت باید مشخص شوند. علاوه بر مؤلفههای کنترلی که به طور مستقیم برای یک محدودیت طراحی میشوند، ابزارهای جلوگیری، جبران و مجازات سایر محدودیتها نیز ممکن است مؤثر باشند. بهعنوانمثال محدودیتهایی که در فرایند واردات کالا باید کنترل شوند عبارتاند از: «مقدار واردات»، «ذینفع واحد»، «ماهیت و قیمت کالای وارداتی»، «منشأ ارز» و «تعهد ارزی». اگر قید «ماهیت و قیمت کالای وارداتی» در گمرک بهخوبی کنترل شود، دریافت ثبت سفارش مازاد بر نیاز بیفایده میشود، زیرا واردکننده امکان سوءاستفاده از ارز مازاد را نخواهد داشت، بدین ترتیب قید «مقدار واردات» نیز کنترل میشود.
زمان مقاطع زمانی رسمیت قواعد عبارتاند از: زمان تصویب، زمان اجرا، زمان اعمال، زمان پایان. ممکن است زمان اجرای قواعد مدتی قبل یا بعد از زمان تصویب باشد؛ همچنین ممکن است زمان اعمال مجازات عدم رعایت قواعد مدتی بعد از زمان اجرا باشد؛ بنابراین باید زمانهای اجرا و اعمال بهدقت تعیین شوند. زمان اجرا باید در تاریخی تعین شود که امکان اجراییشدن قواعد فراهم شده باشد، یعنی مخاطبان آگاه شده باشند، تعبیه قواعد در فعالیتها انجام شده و زیرساختهای و منابع شناسایی تخلف، داوری و اعمال جرایم فراهم شده باشند. اصل بر این است که زمان اجرا بعد از زمان تصویب باشد؛ مگر اینکه عطفبهماسبق، مزیتی برای مخاطبان داشته باشد. اگر قاعدهای امکان اعمال ندارد نباید ابلاغ شود یا زمان اعمال آن منوط به آمادهشدن زیرساختها و منابع باشد. مثال: اگر قاعدهای برای سقف افزایش اجاره مسکن گذاشته میشود باید زیرساختهای رویت پذیری (آشکارشدن میزان افزایش در هر مورد) و کنترلپذیری فراهم باشد. برخی از قواعد ممکن است مهلت داشته و تاریخ پایان داشته باشند.
ساختار متن ساختار مناسب متن بر وضوح محتوا تأثیر میگذارد و باعث فهم سریع محتوای قواعد میشود. کوچکترین واحد مستقل در قواعد، «ماده»، «حکم» یا «اصل» نامیده میشود. یک ماده ممکن است یک یا چند بند داشته باشد. در تدوین ماده نباید به جز بند، از صورت دیگری مانند تبصره استفاده شود. اگر تعداد مادههای یک سند قواعد زیاد باشد، مادهها به چند بخش (و یا زیر بخش) تقسیم شده و برای هر بخش یک عنوان انتخاب میشود. تقسیمبندی با معیار «موضوع» یا «مخاطب (رویکرد لایهای)» انجام میشود. بخشهای خیلی طولانی با زیر بخشهای فراوان، حتی با داشتن موضوع یا مخاطب واحد، بهسختی خوانده میشوند؛ بنابراین اندازه بخشها برای آسانی درک محتوا باید مناسب باشد. انواع مادهها عبارتاند از: اصلی، فرعی، استثنا کننده، انتقالی، تجمیعکننده مواد اصلی بیانکننده مضمون اصلی سازوکار هستند. زیرساخت اجرای مواد اصلی در مواد فرعی بیان میشوند. مواد اصلی و فرعی باید متمایز شوند؛ به بیان دیگر، باید بین پیام تنظیمگری و زیرساختهای آن تمایز قائل شد. مواد اصلی باید قبل و جدای از مواد اجرایی باشد.
مواد استثنا کننده حقوق یا تکالیفی را استثنا میکنند. مواد انتقالی، موادی مربوط به انتقال از قواعد قبلی به قواعد جدید هستند. کارکرد این مواد، تعیین تکلیف موضوعاتی است که در قواعد جدید، حق یا تکلیفی مغایر با قواعد قبلی خواهند داشت.
اشخاص، زمان، روش، تشویق یا تنبیه مرتبط با یک ماده، ممکن است در همان ماده بیان شده یا در یک ماده تجمیعی آورده شود. مواد تجمیعی مؤلفههای اجرایی چند ماده مشابه را بهصورت یکجا بیان میکنند. ترتیب مادهها باید بهگونهای باشد که پیامهای اصلی در ابتدا که خواننده بیشتری توجه را دارد، قرار داده شوند. مواد با ماهیتی دائمی باید قبل از مواد با عمر کوتاهتر قرار گیرند. ساختار متن باید تاحدامکان پودمانی باشد تا تغییر مضامین، با کمترین تغییر در متن قواعد قابلانجام باشد؛ مؤلفههای تغییرپذیر و نحوه تدوین آنها در جدول زیر بیان شده است. ردیف مضمون توضیح روش تدوین 1 نصاب ارزش مبالغ پول با تورم تغییر میکنند. نصابها در متن قواعد تعریف شد و مقادیر آنها در پیوست سند قواعد آورده میشود. بدین ترتیب در صورت تغییر مقادیر، متن سند بدون تغییر مانده و پیوست به هنگام میشود. 2 اشخاص مرتبط تغییر عناوین واحدهای سازمانی و یا ساختار سازمانی اشخاص مرتبط را تغییر میدهد. 3 شرایط غیرعادی در هنگام وقوع سوانح، بحرانها و تحریمها ممکن شرایط تغییر کرده و حقوق و تکالیف تغییر کند. وقوع شرایط غیرعادی در تدوین قواعد پیشبینی شود تا نیاز به قاعدهگذاریهای اقتضایی و موقتی پیش نیاید.
نگارش متن نگارش قواعد باید برای مخاطبان آن واضح (بدون ابهام) و قابلفهم باشد. اصول نگارش جملهها در تدوین قواعد عبارتاند از: 1. اندازه جمله: انتخاب تعداد واژههای یک جمله باید بادقت انجام شود. توجه خواننده در یک جمله کوتاه (کمتر از ۲۰ واژه) در بالاترین حالت خود قرار دارد. 2. واژههای تخصصی: در قواعد تخصصی، استفاده از واژههایی که در یک حرفه خاص، معنای مشخص دارند. وضوح را افزایش میدهد؛ استفاده از واژههای غیرتخصصی ممکن است برای مخاطبان گیجکننده باشد. 3. ترتیب: جملههای سادهتر باید قبل از جملههای پیچیدهتر قرار گیرند. 4. واژه استاندارد: در متن مادهها باید از یک واژه مصوب برای بیان یک مفهوم استفاده شده و از سایر واژههای مترادف (دارای اشتراک مفهومی) استفاده نشود. 5. جمله مجهول: جمله مجهول نباید استفاده شود. معمولاً از ساختار مجهول برای ارائه یک پیام بهصورت ملایم، غیرمستقیم و غیر اتهامی استفاده میشود. برای مثال، جمله «شما رسید خود را نپرداختهاید» بسیار تندتر از عبارت «رسید پرداختنشده است» است. قاعده برای بیان قیدها و مجالها نوشته میشود و لازم نیست ملایم و غیرمستقیم باشد. 6. عبارت افعال ضعیف: نشاندهنده افعالی است که یک اقدام مشخص را نشان نمیدهند و در جمله کنار اسمی قرار میگیرند که یک اقدام را بهصورت غیرمستقیم منتقل میکنند. برای مثال عبارت «برگزاری مباحثه» یا بدتر از آن عبارت «مباحثه برگزار میشود» بهجای عبارت «مباحثهکردن». 7. جمله مثبت: جمله منفی، مضمون را پیچیده میکند. دو فعل منفی لزوماً معنای مثبت ندارند. برای مثال جمله «عضویت هر فرد بر مبنای پرداخت شهریه عضویت قبل از پایان هر ماه تجدید میشود» واضحتر از جمله «اگر یک عضو شهریه خود را تا پایان ماه نپردازد، هیئتمدیره عضویت او در برنامه را تجدید نمیکند» است. 8. بیان علتها و دلیلها: در متن یک ماده نباید دلایل، علتها و دستاوردهای مورد انتظار ذکر شوند. بهعنوانمثال آوردن جملاتی مانند: «بهمنظور تحقق رشد اقتصادی، در راستای حمایت از خانواده، با توجه وضعیت اقتصادی» نباید ذکر شوند. این موارد در سندهای پشتیان طرح سازوکارها بیان میشوند. 9. توضیح: نباید ماده شامل توضیح جملات بیان شده باشد. توضیحات و مثالها در راهنماها آورده میشوند 10. نشانهگذاری باید برای ساختار جمله باشد نه برای ظاهر آن؛ باید مطابق عرف بوده و هماهنگ باشد. قطعاً پیروی از اصل پذیرفتهشده نشانگذاری در پیشنویس قواعد به خواننده در قراردادن نشانهها و معنا در موضوع موردنظر کمک میکند. نشانهگذاری بخشی از متن را شکل میدهد و برای تفسیر بهاندازه واژهها مهم هستند.
واژههای پرتکرار استاندارد در جدول زیر ارائه شده است. ردیف واژه استاندارد مترادفها (که نباید استفاده شوند) توضیح 1 باید میباید، بایست، بایستی، مکلف است، موظف است الزام مثبت فقط با واژه «باید» بیان شود. 2 نباید نمیتواند، مجاز نیست، ممنوع است، الزام منفی فقط با واژه «باید» بیان شود. 3 میتواند مجاز است، اجازه دارد مجاز بودن فقط با واژه «میتواند» بیان شود. 4 شامل نیست / است به جز، بهاستثنای، مستثنی است، مشمول نیست شمول یا عدم شمول فقط با واژه «شامل» بودن و نبودن بیان شود.
شناسهگذاری و نمایهسازی برای ارجاع به قواعد، هر سند قواعد و هر ماده باید شناسه عددی داشته باشد. همچنین برای بازیابی قواعد، هر سند قواعد و هر ماده باید کلیدواژه داشته باشد. شناسه سند بر اساس موضوعبندی تعیین میشود. شناسه ماده 2 قسمت داشته و شامل شناسه سند و محل قرارگیری در سند است. کلیدواژههای سندها و ماده از بین کلیدواژههای تعریف شده در اصطلاحنامه انتخاب میشوند؛ باتوجهبه روابطی که در اصطلاحنامه بین کلیدواژهها تعریف شده است، انواع روابط (مانند کل و جزء، عام و خاص)، بین مادهها و سندها برقرار شده و بازیابی قواعد مرتبط آسان میشود.
صفحهآرایی صفحهآرایی مناسب تمرکز مخاطب را بر پیام اصلی افزایش داده و مطالعه را آسان میکند. فرایند تدوین قواعد
تدوین قواعد پس از طراحی سازوکارها و با رفتوبرگشت بین «سازوکارها» و «متن قواعد» انجام میشود. فعالیتهای اصلی چرخه عمر قواعد عبارتاند از: درخواست تدوین، بهبود متن، تبدیل متن، واپایش کیفیت، تصویب، تطبیق، توقف اجرا، تنفیذ، احیا و ابلاغ.
بهبود متن شامل دو گزینه است: ویراستاری و تنقیح. انتخاب میان ویراستاری و تنقیح با درنظرگرفتن اثربخشی (میزان افزایش کیفیت قواعد) و کارایی (هزینهها و الزامات) انجام میشود.
در فعالیت اصلاح و تکمیل، سازوکارها و قواعد تغییر میکنند. اصلاح و تکمیل برای حل مسائل جاری یا به علت بروز مسائل جدید ضرورت مییابند. اگر سامانه قواعد با کیفیت مناسب و بر اساس سازوکارها تدوین شود، نیاز به تنقیح بهشدت کاهش مییابد. نیاز به تنقیح معمولاً ناشی از تدوین نادرست قواعد است. فعالیتهای توقف اجرا، تنفیذ و احیا، نوعی تصویب با موضوع «تغییر وضعیت قواعد» هستند. در تصمیم توقف اجرا، اجرای قاعدهای تا مدت معین یا تحقق شرایط معین متوقف میشود. تنفیذ یک سند قواعد یا چند ماده، به منزله ادغام آنها در سند قواعد جدید است و احیای قواعد به معنای معتبر شدن قواعدی است که زمان اعتبار آنها پایان یافته است.
درخواست تدوین درخواست تدوین ممکن است توسط اشخاص مختلفی (از قانونگذاران گرفته تا مدیران و کارشناسان اجرایی و صاحبنظران) ارائه شود. درخواست تدوین شامل بیان مسئله و دستاورد مورد انتظار است. درخواستکننده ممکن است رویکرد تدوین (ویراستاری، تنقیح، تدوین مضمون و قاعده، متن یا اصلاح و تکمیل) را نیز پیشنهاد دهد.
ویراستاری ویراستاری قواعد، نگارش مجدد متن قواعد برای بهبود فهم مخاطبان و یا بهبود بازنمایی سازوکارها در صورتبندی قواعد انجام میشود.
تنقیح تنقیح، تشخیص قواعد نامعتبر و حذف آنها است. تنقیح شامل مرتبکردن، جمعآوری کامل و روزآمدکردن متن قواعد است. با تنقیح حجم قواعد کاهش یافته و دسترسی به قواعد معتبر آسانتر میشود. در تنقیح همه مواد کهنه حذف شده، واژههای هماهنگ شده و ترتیب مواد اصلاح میشود؛ اما ماهیت قواعد حفظ میشود. مواردی که قواعد نامعتبر میشوند عبارتاند از: 1. نسخ صریح یا ضمنی 2. تغییر اشخاص مرتبط، مانند ادغام یک وزارت در وزارت دیگر 3. انتفای موضوع؛ مانند: منتفی شدن فناوری تلگراف 4. انقضای مدت 5. انتفاع با اجرا 6. ابطال 7. نسخ با قاعدههای بعدی با تنقیح قواعد موجود، قواعد منسوخ شده و اصلاحات انجام شده در قواعد که در زمانهای مختلف تصویبشدهاند، در سند قواعد اعمال میشود. شرایطی که نسخ قواعد ضرورت مییابد عبارتاند از: 1. هدف بنیادین تصویب قاعده از اتفاقات موجود عقب میماند و آن هدف را متروک و غیرمتداول کند. 2. از زمان تصویب قاعده در شرایط اجتماعی و اقتصادی تغییراتی ایجاد شود که قاعده را غیرضروری کند 3. مواد قاعده برای یک هدف خاص ایجادشده باشد که آن هدف تحقق پیدا کرده و پایانیافته باشد. 4. مواد قاعده بهخاطر محدودیت زمانی خود باطلشده یا اجرای آنها متوقفشده باشد (انتظار میرفت که موقتی باشند) و هیچ قاعدهای برای تداوم آن تصویب نشده باشد. 5. قاعده اعتبار زمانی داشته باشد که مانع از ادامه اعتبار قاعده شود؛ اما آن را نسخ نیز نکند. 6. قواعد بعدی جایگزینی قاعده قبلی شده باشد؛ اما قاعده قبلی همزمان نسخ نشود. 7. قاعدهای که تصویبشده برای یک دوره طولانی، بهخاطر تغییر در شرایط (بافرمان اجرای قاعده) اجرا نشده باشد. 8. قاعده بهخاطر عدم استفاده متروکشده باشد یا فاقد فایده عملی است.
تبدیل متن در فعالیت تبدیل متن، مضمون سازوکارها بهصورت قاعده تنظیم میشود. متن سازوکار بر اساس چارچوب طراحی سازوکار نوشته شده است که باید با اعمال معیارهای قاعدهنویسی، بهصورت یک یا ماده جدید و یا اصلاح یک یا چند مادههای موجود در آید. انواع مضامین سازوکارها عبارتاند از: • مفهوم • محصول (کالا، خدمت) • فعالیت • اشخاص مرتبط قیدها و شرطها روی مشخصههای محصولات و فعالیتها (مشخصههایی مانند مقدار، قیمت، توالی، کیفیت، زمان) به چند صورت تعیین میشوند: • سطح: آمارههای حداکثر، حداقل، میانگین، میانه، مد • نسبی: نسبت یک متغیر با سایر متغیرها محصولات و فعالیتها دوگان یکدیگر هستند، گاهی مشخصات محصول بیان میشود تا فعالیتهای منتهی به ارائه آن محصول مشخص شوند، گاهی مشخصات فعالیت بیان میشود تا محصولات مورد انتظار تعیین شوند و گاهی لازم است هم مشخصات محصول و هم مشخصات فعالیتها بیان شوند.
بررسی تطبیقی قواعد موجود یا مشابه (مثلاً قواعد سایر کشورها در موضوع یکسان) دربردارنده دانش نهفتهای هستند که ممکن است مفید باشد. بررسی و تحلیل قواعد موجود 2 کاربرد مهم در تدوین و اجرای قواعد جدید دارد: • شناسایی سازوکارهای فعال: سازوکارهای فعلی ممکن است قابلاستفاده بوده و یا در استقرار سازوکارهای جدید باید موردتوجه باشند. حتی گاهی قاعده نامعتبر بوده و باید در فرایند تنقیح حذف شود، اما سازوکارهایی در آنها تعبیه باشد که قابلاستفاده در سایر موضوعات، سایر زمانها بوده یا با تغییر شرایط دوباره قابلاستفاده باشند. • بررسی تطبیقی: برقراری تناظر (نگاشت) بین قواعد پیشنهادی با قواعد فعلی که به درک تغییرات توسط تحلیلگران و تصمیمگیران و حتی گاهی برای مخاطبان قواعد مفید است.
واپایش کیفیت کیفیت قواعد با استفاده از بازبینهها (چکلیست) ارزیابی میشود. بازبینه کیفیت سند قواعد به شرح جدول زیر است. ردیف سنجه پاسخ (بله/خیر) توضیح عنوان سند گویا و بیانگر موضوع قواعد است. دامنه شامل همه موضوعاتی که قواعد بر آنها تأثیر میگذارد بوده و شامل موضوعات اضافی نیست مخاطبان درست و با دقت مشخص شدهاند. کلیدواژهها بهدرستی انتخاب شدهاند. شناسه سند بهدرستی تعیین شده است. بخشبندی و ترتیب مادهها درست است. سند فقط شامل قواعد بوده و فاقد مصوباتی مانند هدفگذاری، بودجهبندی و مدیریت پروژه (با بیان وظایف و زمانبندیهای انجام فعالیتهای یک پروژه) است.
بازبینه کیفیت ماده به شرح جدول زیر است.
ردیف سنجه پاسخ (بله/خیر) توضیح
جملهها کوتاه و ساده هستند.
نشانهگذاریها درست است.
مسئول و زمان اجرای مفاد این ماده (در این ماده یا در سایر مادهها) مشخص شده است.
این ماده با هیچ قاعده هم سطح یا بالادستی تناقض ندارد و اگر دارد، آن قاعدهها لغو یا اصلاح شدهاند.
در این ماده مفاهیم اصلی با واژههای تعریف شده و مصوب بیان شدهاند.
کلیدواژههای ماده بهدرستی تعیین شدهاند.
شناسه ماده بهدرستی تعیین شده است.
تصویب تصویب فعالیت پایانی تدوین قواعد است. فرایند تصویب ممک است یکمرحلهای یا چندمرحلهای باشد. در موارد چندمرحلهای، تصویب در هر مرحله، شرط لازم برای بررسی در مرحله بعدی است و پیش از مرحله نهایی قواعد مصوب محسوب میشوند. تصمیمگیری فردی یا جمعی برای تصویب تحتتأثیر چنین مؤلفههایی است: 1. دسترسی به اطلاعات؛ مؤلفههایی مانند: هزینه، زمان و پیشبینیها و میزان نااطمینانیها 2. محدودیتهای شناختی مؤلفههای شناختی افراد مانند: شخصیت، تواناییهای ذهنی، تجربیات 3. نفوذ: مؤلفههایی مانند؛ مناسبات و معادلات قدرت، جلب رضایت یا آسیب به ملاحظات سیاسی 4. واکنش ذینفعان؛ مؤلفههایی مانند آگاهی یا موافقت و مخالفت کسانی قواعد بر آنان تأثیر میگذارد روش تحلیل و رأیگیری برای تصویب قواعد باید بهگونهای باشد که تاحدامکان مؤلفههای حاشیهای تأثیر کمتری بر تصمیمگیری داشته باشند.
تطبیق تطبیق قواعد به لحاظ عدم مغایرت با قواعد بالادستی، باید در حین تدوین قاعده و واپایش کیفیت موردتوجه قرار گیرد. علاوه بر این ممکن است در سازوکارهای تنظیمگری، بعد از تصویب، مرحله تطبیق نیز پیشبینی شده باشد. روش رفعاختلاف بین تصویبکننده و تطبیقدهنده نیز در طرح سازوکارهای تنظیمگری بیان میشود. تطبیق قواعد مصوب با قواعد بالادستی با استفاده از بازبینه انجام میشود.
ابلاغ ابلاغ آخرین فعالیت تدوین قواعد است. روش ابلاغ در سازوکارهای تنظیمگری طراحی میشود. برای کنترل ابلاغها، ابلاغ قواعد باید بهصورت درج در یک «مرجع قواعد» باشد؛ بدین ترتیب ابلاغ قواعد به معنای مجوز درج در مرجع قواعد بوده و هر سندی که در مرجع قواعد درج نشود، لازمالاجرا محسوب نخواهد شد. مرجع قواعد که سامانه قواعد (همه سندهای قواعد) را ارائه میدهد، بهصورت یک سامانه نرمافزاری در دسترس همگان قرار میگیرد. زیرساختها
زیرساختهای محتوای تدوین قواعد عبارتاند از: موضوعبندی، اصطلاحنامه و واژهنامه
موضوعبندی موضوعات سامانههای انسانی در مقیاسهای مختلف (مانند مقیاس سازمان یا مقیاس جامعه) تقسیمبندی شده و مبنای تعریف موضوعات سندهای قواعد هستند. با مشخصشدن موضوعات هر سند، امکان قراردادن مادههای در جای مناسب فراهم میشود. باتوجهبه همپوشانی موضوعات، یک سند قواعد یا یک ماده ممکن است در چند موضوع قرار گیرد. اگر یک سند یا یک ماده با چند موضوع ارتباط داشته باشد، یک موضوع بهعنوان موضوع اصلی انتخاب شده و سند یا ماده در موضوع اصلی قرار میگیرد، ارتباط چنین اسناد یا مادههایی با سایر موضوعات از طریق کلیدواژهها برقرار میشود. اولویت تعیین ارتباط موضوعی (برای انتخاب موضوع اصلی یک سند یا ماده) در قواعد جامعه بهاینترتیب است: مؤلفه، بعد، مکان، فعالیت، محیط
اصطلاحنامه اصطلاح، واژه بهکاررفته برای بیان یک مفهوم است. هر اصطلاح بیانکننده یک ویژگی بوده و با نسبتدادن آن به موضوع، آن موضوع را نشاندار میکنند. واژههای «برچسب» و «کلیدواژه» نیز همان معنای اصطلاح را دارند. با برقراری روابط بین کلیدواژهها (اصطلاحها)، اصطلاحنامه شکل میگیرد؛ اصطلاحنامه، سامانهای از واژگان ساختاریافته و مهار شده است. سندهای قواعد و مادهها با استفاده از کلیدواژههای تعریف شده در اصطلاحنامه نمایهسازی میشوند.
واژهنامه واژهنامه دربردارنده مفهوم استاندارد واژهها است. سامانه قواعد شامل یک واژهنامه بوده در همه مادههای همه سندهای قواعد از یک واژه یکسان که در واژهنامه تعریف شده است استفاده میشود. در پیوست سندهای قواعد واژههای استاندارد شده در آن سند، (از واژهنامه سامانه قواعد) درج میشود تا دسترسی مخاطب به مفهوم واژه سادهتر انجام شود. اصول تعریف واژهها به شرح زیر است: 1. یک واژه وقتی تعریف میشود که آن تعریف به (فهم) خوانندگان کمک کند. 2. تعریف شامل موضوعات ماهوی نمیشود. 3. تعریف (برای یک واژه) یک معنای عجیب و نامعمول را بیان نمیکند. 4. یک تعریف، در صورت امکان، بهتنهایی کامل است. 5. یک تعریف، بیجهت خود را گرفتار ارجاع به یک قاعده دیگر نمیکند. 6. عبارتی که برای رسیدن به اهداف یک تعریف ایجاب میشود باید تا جایی که ممکن است توصیفی و برای خواننده مفید باشد. 7. تعریف کلمهای که در قاعده تفسیری تعریفشده است نباید تکرار شود. 8. لازم نیست در یک تعریف تصریح شود که این تعریف بر انواع دستوری و عبارات همریشه کلمه تعریفشده اعمال میشود. باتوجهبه اینکه واژهها بین تمامی قواعد مشترک هستند نباید از تعریف اختصاری و کوتهنوشت در یک سند قواعد برای عدم تکرار در همان سند (سایر اسناد) استفاده کرد. مثال: تعریف اختصار «سازمان» برای اطلاق به «سازمان حفاظت محیطزیست» در یک سند مجاز نیست، زیرا سازمان حفاظت محیطزیست یکی از مصادیق سازمان است؛ بنابراین جملههایی مانند «سازمان حفاظت محیطزیست که از پس سازمان نامیده میشود» در مادهها نادرست است.
مستندات
مستندات قواعد در 4 دسته قرار میگیرند: • سندهای متن قواعد: سند قواعد، دستورنامه • سندهای ارائه: سفارشیسازی، راهنماها • سندهای فرایند: درخواست طراحی، مضمون، اطلاعات زمینهای • سند پشتیبان قواعد در قالب سند قواعد با زبان طبیعی برای مطالعه انسان و در قالب دستورنامه با زبانهای پردازهنویسی (اسکریپتنویسی) برای اجرا در نرمافزارها تنظیم میشوند. قواعد بر اساس موضوع در اسناد متعدد و مختلفی بیان میشوند، همچنین قواعد همه سازوکارها را بیان نمیکنند؛ بنابراین، بهرغم همه نکاتی که در تدوین قواعد رعایت میشود، همچنان فهم قواعد برای یک شخص ممکن است سخت و پیچیده باشد. برای رفع این مسئله ۲ راهحل مکمل وجود دارد: سفارشیسازی و راهنماها
سند قواعد سند قواعد شامل چند ماده و محتواهای جانبی آنها است. سند قواعد به ۳ قسمت تقسیم میشود: فراداده، اصلی، پیوست فرادادهها، مشخصات دادههای اصلی را بیان میکنند؛ بهعنوانمثال، نویسنده، ناشر و سال نشر، فرادادههای یک کتاب هستند. فرادادههای سند قواعد عبارتاند از: ردیف فراداده توضیح 1 عنوان 2 دامنه موضوع سند قواعد در دامنه مشخصمی شود.
3 مخاطبان اشخاص (حقیقی یا حقوقی) که باید رفتار خود را با قواعد سند تطبیق دهند؛ بهعنوان مخاطب بیان میشوند. ناظرها، وکلا و داورها (از جمله قضات)، مخاطب همه قواعد هستند و بنابراین این دسته بهعنوان مخاطب خاص یک سند قواعد بیان نمیشوند.
4 مرجع تصویب و منشأ صلاحیت آن تصویبکننده سند و منشأ صلاحیت او 5 کلیدواژهها کلیدواژههایی که برای نمایهسازی سند انتخاب میشوند. 6 روابط روابط موضوع این سند با سایر سندها (شامل پاییندستی، بالادستی، پیشنیازی و تأثیرگذاری) بیان میشود.
7 تغییرات در قسمت اصلی سند، متن مادهها را با اعمال آخرین تغییرات ارائه میشود. سابقه تغییرات سند با ذکر مادههایی کد تغییر کردهاند، توضیح تغییر انجام شده و تاریخ تغییر بهعنوان فراداده بیان میشود.
8 مقدمه در مقدمه موضوع و کارکردهای مورد انتظار از اجرای قواعد بیان میشود.
در قسمت اصلی مادهها ارائه میشوند. قسمت اصلی ممکن است به چند بخش و زیربخش تقسیم شود. محتواهای جانبی شامل «نصابها، انتقال، واژهها، ارزیابی تأثیر» در پیوست آورده میشوند. پیوستها بخشی از محتوای قواعد بود و باید تصویب شوند. پیوست انتقال، شامل مادههای انتقالی هستند که پروندههای باقیمانده از شرایط قبلی که قبل از تغییر قواعد بسته نشدهاند و در شرایط قواعد قبلی بودهاند را تعیین تکلیف میکنند. در پیوست واژهها، واژههایی که در بخش اصلی سند قواعد بیان شده برای دسترسی سریع مخاطب آورده میشود. این واژهها بخشی از واژهنامه سامانه قواعد هستند. نباید تعریف واژهها بهعنوان یک ماده در بخش اصلی سند آورده شوند. در پیوست ارزیابی تأثیر، معیارهای ارزیابی اثربخشی قواعد و مسئولیت و زمان ارزیابی تأثیر اجرای قواعد را مشخص میشود.
دستورنامه علاوه بر تدوین قواعد در قالب متن قابل مطالعه برای انسان، برای اعمال خودکار قواعد در نرمافزارها، قواعد باید بهصورت دستورنامه در سامانههای نرمافزاری ثبت شوند. دستورنامه دنبالهای از دستورهای نرمافزاری که در نرمافزارهای مدیریت فرایند و سامانههای استعلام قواعد استفاده میشود. با ثبت در نرمافزارها، قواعد به طور خودکار در فرایندهای نرمافزاری اجرا میشوند.
سفارشیسازی مادهها بر اساس موضوع اصلی در یک سند آورده میشوند؛ اما معمولاً موضوعات با یکدیگر اشتراک داشته و معمولاً یک شخص، مخاطب چند سند است. با استفاده از کلیدواژهها، مادههای مرتبط با یک مخاطب یا موضوع که در سندهای متعددی قرار گرفتهاند غربال شده و در یکجا نمایش داده میشوند. سفارشیسازی نمایش قواعد، سرعت دسترسی و فهم مخاطب را افزایش میدهد.
راهنمای عوامل راهنمای عوامل، محیط فعالیت را برای مخاطبان بیان میکند. راهنماها متناسب با مخاطب تدوین شده و سازوکارهای مرتبط با او را به همراه قواعد به زبان ساده و با مثال توضیح میدهند. راهنماها تمام سازوکارهای یک موضوع را به طور کامل با بیان ضمنی قواعد توضیح میدهند و بخشهایی از سازوکار را که در قواعد بیان نشده است را تکمیل میکنند. مثال: در راهنمای کسبوکارها «روش، حقوق و وظایف کسبوکارها در انجام فعالیتهای مختلف مانند ثبت شخصیت حقوقی، دریافت مجوز کسبوکار، دریافت وام و استاندارد محصولات» بیان میشود، در راهنمای خانوادهها «حقوق شهروندی و شیوه استفاده از خدمات جامعه و حاکمیت مانند خدمات آموزشی و فرهنگی» بیان میشود.
کاربرگ درخواست تدوین فیلدهای کاربرگ درخواست تدوین شامل این موارد است: • عنوان سند: اگر درخواست مربوط به یک سند قواعد موجود است، عنوان آن سند بیان میشود؛ در غیر این صورت عنوان پیشنهادی نوشته میشود. • شناسه مادهها: اگر مادهها وجود دارند. • تشریح مسئله • راهحل (پیشنهادی) • دستاورد مورد انتظار (پیشنهادی) • رویکرد تدوین (پیشنهادی)
کاربرگ مضمون مضمونهای استخراج شده از سازوکارها بهصورت متن ساده و بدون نیاز به رعایت اصول نگارش قواعد در یک یا چند بند نوشته میشوند فیلدهای کاربرگ مضمون شامل این موارد است: • عنوان • بندها، سند و شناسه ماده پیشنهادی • پیشنهاددهنده ممکن است پیشنهاددهنده مضمون، سندها و حتی مادههایی که به نظر میرسد برای تدوین مضمون بهصورت قاعده مناسب باشد را پیشنهاد دهد
اطلاعات زمینهای اطلاعات زمینهای برای تصمیمگیران در مراحل تصویب قواعد در سند اطلاعات زمینهای درج میشود. اطلاعات زمینهای عبارتاند از: • سیر اقدامات انجام شده • استدلالهای موافق و مخالف • پرسش و پاسخها
سند پشتیبان سازوکارها، مضامین و استدلالهای تدوین قواعد در سند پشتیبان ثبت میشوند.
